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Externalisation : comment gérer une équipe virtuelle ?4 min read

Un nombre croissant d’entreprises optent pour l’externalisation de certaines tâches chronophages afin de pouvoir se concentrer sur leur cœur d’activité. Par ailleurs, le développement d’Internet et de la technologie de pointe a favorisé la création de nouvelles formes d’emploi, notamment le travail à distance et l’outsourcing. Cependant, la bonne organisation d’une équipe virtuelle présente des défis qui requièrent des compétences spécifiques. Comment gérer une équipe virtuelle ? Éléments de réponse à travers cet article.

Faire un choix judicieux des membres de l’équipe

L’émergence de ces nouvelles formes d’emploi s’accompagne de plusieurs challenges puisqu’une externalisation implique une collaboration avec une équipe virtuelle. Cette dernière n’est pas physiquement présente dans les locaux de l’entreprise. Le recrutement joue alors un rôle essentiel. Il importe de faire le bon choix de chaque membre, de s’offrir l’expertise de personnes autonomes et aptes à performer dans leur domaine d’intervention. Les compétences et les expériences de chaque postulant à un poste doivent être vérifiées au cours de l’entretien d’embauche réalisé à distance.

Par la suite, un contrôle régulier s’avère nécessaire pour constater s’il est capable d’atteindre les objectifs fixés en outsourcing, lors d’une externalisation saisie de données par exemple.

 

Une communication régulière

La communication et la célérité de la transmission d’informations prennent toute leur dimension pour gérer une équipe virtuelle dans le cadre d’une externalisation. Un bon flux d’informations doit être maintenu entre l’ensemble de l’équipe en outsourcing tout au long de la journée de travail. Une communication régulière et permanente s’avère indispensable, que ce soit par téléphone, e-mail, SMS ou messageries instantanées.

La web-conférence constitue également un excellent moyen de gestion d’une équipe virtuelle. Dans ce cas, la présence de tous les membres du team est requise.

 

travail d équipe
En interne ou en externe, le secret d’une bonne collaboration est la communication de l’équipe.

 

Des outils informatiques et des logiciels performants

Comme la communication avec une équipe virtuelle s’effectue exclusivement à distance, il s’avère indispensable que chaque membre soit doté d’un ordinateur performant nanti de logiciels de contrôle, comme :

– un outil permettant de vérifier la ponctualité d’un travailleur à distance et de savoir s’il est connecté ou non ;

– un algorithme pour constater à tout moment l’état d’avancement des travaux confiés en externalisation.

La gestion d’une équipe virtuelle implique également l’installation d’autres outils sur les ordinateurs des travailleurs en externe afin de faciliter la communication et l’encadrement des équipes. L’option pour ces logiciels procure de nombreux avantages, notamment la réduction des factures téléphoniques et la possibilité de faire des appels vidéo, un moyen de communication efficace pour favoriser les relations humaines entre le superviseur et l’équipe virtuelle travaillant en outsourcing.

Un choix judicieux des logiciels s’impose afin de garantir la sécurisation de l’information et le partage de données entre les membres de l’équipe.

 

Responsabiliser l’équipe

Pour une externalisation réussie, le responsable de l’équipe virtuelle doit planifier le travail, établir le calendrier de production, fixer les délais d’exécution des tâches et veiller à ce que les deadlines soient respectés. Une évaluation périodique des résultats fournis par les travailleurs à distance permet de responsabiliser l’équipe. Si possible, mettre chaque membre au courant du suivi de ses tâches et faire une rétroaction sur son travail.

Il est conseillé de demander à l’équipe virtuelle d’effectuer des livraisons par étapes afin de mieux contrôler l’avancement des travaux confiés en outsourcing et d’apporter d’éventuelles corrections avant la date de l’échéance.

 

Fixer les règles

Une bonne organisation du travail en externalisation back office passe par l’établissement de règles bien claires qui ne doivent pas être ignorées et sont applicables par chaque membre de l’équipe virtuelle. Le fait de travailler à distance ne dispense pas les éventuels contrevenants des sanctions prévues s’ils enfreignent les règles.

Vous connaissez désormais les moyens de vous affranchir de la distance et de bien gérer une équipe virtuelle dans le cadre d’une externalisation.

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