Comment réussir une externalisation offshore ?4 min read

L’externalisation est encore un sujet controversé dans les pays européens francophones, alors que dans les pays anglo-saxons, presque toutes les grandes entreprises collaborent avec des prestataires offshores.

réussir externalisation outsourcing offshore

Quoi qu’il en soit, l’outsourcing est un choix stratégique aux multiples avantages, à condition de bien considérer les risques et d’anticiper les pièges.

Externalisez intelligemment

Avant d’externaliser, chaque chef d’entreprise doit se poser quelques questions. Bref, il ne faut pas foncer la tête baissée.

Identifiez les besoins. Quelles fonctions externaliser et vers quel pays ? En optant pour l’outsourcing offshore, quel retour sur investissement et quelle rentabilité espérer ? Quel process de travail mettre en place avec le prestataire ? Voici quelques questions qu’il faudra répondre.

Externalisez en cascade

Avoir toujours la main ! Vous pouvez externaliser, mais pas n’importe comment. Vous pouvez confier à des sociétés offshore la prise en charge des tâches non stratégiques et gardez le contrôle en interne des fonctions vitales à votre activité. Une erreur à éviter : l’absence de projet pilote. Vous devez commencer par un petit projet et d’en fixer des objectifs mesurables pour voir comment optimiser le process et surtout pour « tester » votre partenaire externalisé.

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Externalisez avec intelligence

Ne faites pas rapidement confiance en votre prestataire offshore ! Gardez la tête sur les épaules afin de bien choisir votre prestataire. Considérez les contextes socio-économico-culturels du pays vers lequel vous allez faire de l’outsourcing offshore. Vérifiez également la notoriété de votre partenaire externalisé : qui sont les actionnaires, quelles sont ses références, quel est son chiffre d’affaires…

Évitez surtout les prestataires qui font encore de la sous-traitance pour réduire les risques d’échecs.

Ne pas se centrer sur les prix

En externalisant, les entreprises peuvent faire des économies de l’ordre de 30 à 60%. C’est le cas surtout d’une externalisation en Afrique subsaharienne ou à Madagascar. Cependant, ne choisissez pas le prestataire qui propose le prix le moins cher. Cherchez le bon équilibre entre une prestation de qualité et un tarif avantageux. Vous allez toujours être gagnant même en faisant une économie moins importante si la qualité ainsi que le gain en compétitivité sont au rendez-vous.

Mode de règlement bien transparent

N’attirez pas les foudres du « fisc » pour des soupçons de blanchiment d’argent ou de fraudes. Assurez-vous que le mode de règlement soit bien légal et transparent. Si votre partenaire se trouve à l’ile Maurice, le versement doit se faire vers cette île et non, en Suisse ou encore dans un quelconque paradis fiscal.

Un contrat bien pensé

Ne négligez pas le contrat de partenariat. Même si votre prestataire se trouve à des milliers de kilomètres, vous devez collaborer dans un cadre légal et sous contrat.

Les clauses suivantes doivent être inscrites dans ce dernier : défaut de production, retard de livraison, cas de force majeure, cas de cessation d’activité ou de faillite, pénalités de retard, la durée du contrat, la période de test….

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Priorité à la confidentialité

Discrétion ! C’est le maître mot pour réussir une externalisation offshore. Ne divulguez pas n’importe quelle information concernant votre entreprise. Ne communiquez que ce qui est essentiel et réellement utile pour la bonne marche du projet.

Vous pouvez aller jusqu’à imposer une clause de confidentialité ! En deux mots : soyez vigilant !

Préparez une porte de sortie

Plan B. Comme on n’est pas à l’abri d’un imprévu dans la part de votre prestataire offshore, anticipez la transférabilité ou la réversibilité de votre projet d’externalisation. Si votre partenaire externalisé ne peut plus assurer ses prestations, vous devez avoir presque « à la main levée » une équipe pour prendre le relais. La continuité du service est ainsi garantie et il n’y aura pas d’impact sur votre productivité.

Communiquez

Pour les collaborateurs, la décision de leurs dirigeants d’externaliser est une source de conflits. Vous devez donc expliquer les raisons d’une telle décision. Vous devez faire comprendre aux salariés que l’outsourcing est un moyen pour booster l’entreprise.

N’oubliez pas non plus de mettre en place une équipe pour communiquer avec votre ou vos partenaires offshores.

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