Par Outsourcer
Pour être plus compétitives, réduire les coûts, de plus en plus d’entreprises choisissent l’externalisation. Cette stratégie peut être pavée d’embuches. Un mauvais prestataire, une mauvaise anticipation… peut entrainer l’échec d’un outsourcing. Quels sont donc les pièges de l’externalisation ?
L’outsourcing est un sujet controversé dans l’univers entrepreneurial. Aux États unis, presque toutes les entreprises externalisent. C’est même un mode de fonctionnement. En France, et en Europe en général, certains dirigeants de société sont encore sceptiques. Quoi qu’il en soit, le vent est en train de tourner. Avec un marché concurrentiel et le pouvoir d’achat des clients qui s’effrite, l’outsourcing offre à une entreprise plus de performance et de compétitivité.
Externaliser inconsciemment
On n’externalise pas la tête baissée. Quelques points sont à considérer.
Il faut tout d’abord identifier les travaux à externaliser. Ce sont généralement les tâches chronophages, récurrentes, rébarbatives. Ils peuvent aussi être des travaux à faible valeur ajoutée, mais qui nécessitent beaucoup de ressources.
Le mauvais choix de destination est aussi un piège. C’est en identifiant les travaux à externaliser qu’on choisit la destination. L’Inde est par exemple la destination pour l’outsourcing des développements informatiques, le Maroc et la Tunisie pour les centres de contact. Pour ce qui est du digital content, l’outsourcing à Madagascar est la meilleure destination. La modération de contenu, la rédaction web et les traitements de données peuvent être faits sur la Grande Ile.
Gage pour réussir une externalisation : l’organisation. Quand une entreprise décide d’externaliser des travaux, il faut penser au mode de travail, au process à appliquer. Quel sera le retour sur investissement espéré, sous quel délai ? Quels sont les impacts de l’outsourcing au niveau fiscal et social ? Comment assurer – ou maintenir – la qualité de production ? Bref, il est capital de mesurer les limites et les risques de l’outsourcing.
Externaliser sans contrôle
Il faut toujours garder le contrôle ! Avoir la main est important tout au long du cycle d’externalisation. Il faut anticiper les pertes de qualité de production, une cessation subite de la collaboration avec le prestataire, des imprévus… Par exemple, si une entreprise externaliser son centre de contact, il faut toujours maintenir une cellule en interne.
Il est aussi conseillé de ne pas faire un lourd investissement dès le début d’une externalisation. Un projet pilote permet de mesurer les faisabilités, les failles dans l’organisation…
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Une confiance illimitée
Ne pas accorder aveuglément sa confiance à son prestataire. C’est la règle d’or pour ne pas se faire piéger. Il faut choisir son prestataire intelligemment, nous l’avons déjà évoqué dans un de nos articles. Il faut aussi considérer le contexte culturel du pays de destination, la forme juridique de l’entreprise avec qui collaborer, ses références, son mode de production. Si le prestataire fait aussi de la sous-traitance, il faut l’éviter à tout prix. On décuple les risques avec une société d’externalisation qui sous-traite.
L’appel du low cost
Si une entreprise adopte l’outsourcing de certains de ses travaux, c’est pour réduire les coûts. L’externalisation permet de les réduire jusqu’à 60%. Certains chefs d’entreprise tombent dans le piège en choisissant le prestataire qui propose le tarif le plus bas. Pourtant, prix low cost ne signifie pas forcément prestation de qualité. Il vaut mieux faire un effort sur le prix, mais être assuré d’avoir une prestation de qualité.
Les coûts cachés
Lors des négociations des prix, pensez aux coûts cachés. Ce sont généralement, les taxes locales, les coûts de formations, de communication. Il faut aussi prendre en compte les surcoûts en cas de prestation de week-end, jours fériés, de voyage…
Un contrat mal conçu
Un contrat mal ficelé est un piège quand une entreprise externalise, surtout en offshore. Si l’entreprise demandeuse est en France, il vaut mieux rédiger un contrat de droit français.
Il doit stipuler les mesures à prendre en cas de non-respect du cahier des charges : problème de qualité de production, retard de livraison, faillite du prestataire, prix… Le contrat doit aussi mentionner dans quel cas le prestataire peut augmenter son prix et après quel délai. Il ne faut pas non plus oublier la porte de sortie. Anticipez la continuité du service en cas d’arrêt de la collaboration avec le prestataire.
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Manque de discrétion
Vous collaborez avec un prestataire que vous ne connaissez pas ! Ainsi, des précautions sont à prendre en incluant une clause de confidentialité dans le contrat d’externalisation.
Les informations stratégiques à donner au prestataire doivent être strictement limitées. Chaque document envoyé doit être confidentiel et les fichiers non reproductibles.
