Par Outsourcer
La vie d’un chef d’entreprise n’est pas évidente. Il doit assurer la pérénnité de son activité, assumer toutes les fonctions… veiller à la bonne marche de son activité. Il est souvent encombré de diverses tâches. Pour y remédier : le recours à un télé-assistant ou à un secrétariat externalisé.
Qu’est-ce qu’un service de télé-assistance ?
Le télé-assistant est une personne qui assiste les chefs d’entreprise dans les missions quotidiennes. Sa fonction est comme celle du secrétaire, mais le télé-assistant travaille à distance.
Généralement, le télé-assistant assure les corvées administratives comme la facturation, l’envoi d’emails, la saisie de compte rendu, relance… Il peut aussi gérer les agendas et le planning de son « patron ». Les tâches que peut réaliser un télé-assistant sont nombreuses. C’est à chacun de définir quelles sont les missions à externaliser.
Pourquoi un assistant externalisé ?
Les TPE et PME ont peu de ressources. La plupart n’ont pas les moyens pour engager un assistant en local. L’apparition d’offres de télé-assistant ou de secrétariat externalisé depuis des pays « low cost » constitue une aubaine donc pour ces petites et/ou moyennes entreprises. L’externalisation offshore offre la garantie de réduire les coûts tout en obtenant des prestations de qualité.
De plus, des sociétés d’externalisation proposent des prestations sur-mesure. La flexibilité est le mot d’ordre. Le télé-assistant peut travailler selon les besoins du client : réccurrent ou ponctuel, temps plein ou temps partiel…
L’externalisation permet aussi d’avoir un collaborateur bien qualifié. C’est le chef d’entreprise qui va sélectionner son assistant à distance à partir de profils proposés par l’entreprise d’outsourcing.
Les avantages d’un télé-assistant
Premièrement, le télé-assistant garantit une prestation de qualité. Les missions sont assurées par un professionnel. Le chef d’entreprise peut alors se concentrer sur son cœur de métier et profiter aussi de son temps libre !
Un autre atout d’un télé-assistant : la rapidité et la réactivité. Ainsi, face à une urgence, les tâches sont réalisées selon les délais impartis.
Avec les avancées technologiques, même si le télé-assistant se trouve à des milliers de kilomètres, il est toujours joignable par Skype, par visio-conférence, par téléphone…
L’un des avantages du télé-assistant : la possibilité de payer moins cher. Si l’on se tourne vers l’option offshore, un télé-assistant peut « côuter » largement moins cher. A Madagascar, par exemple, le coût horaire est à partir de 4€.
Comment choisir un télé-assistant ?
Une simple requête sur Google permet de trouver une longue liste de télé-assistants. Le chef d’entreprise peut choisir un télé-assistant indépendant ou une entreprise d’externalisation. Pour s’assurer d’avoir une prestation de qualité, il est conseillé de contacter une société de télé-assistance. De plus, dans une société spécialisée, le télé-assistant est supervisé par un responsable. Ainsi, chaque tâche est assurée d’être bien réalisée.
Comment bien collaborer avec un télé-assistant ?
Tout doit être précis. Ainsi, quand on veut recourir aux services d’un télé-assistant, il vaut mieux rédiger un cahier des charges bien détaillé. Toutes les missions à réaliser doivent y être listées. Pour éviter les pièges de l’externalisation, pensez aux clauses de confidentialité.
