externalisation gestion agenda 2

Externaliser son secrétariat, la gestion d’agenda et de rendez-vous3 min read

Les chefs d’entreprises et notamment les petites structures portent plusieurs casquettes. L’externalisation avec un assistant à distance est la solution pour se décharger des tâches chronophages à faible valeur ajoutée.

Les chefs d’entreprises et notamment les petites structures portent plusieurs casquettes. Ils assurent plusieurs postes à la fois. Une situation qui a des impacts sur leur productivité. Le simple fait de gérer l’agenda, les rendez-vous et prendre les appels téléphoniques peut être contreproductif. Une solution : l’externalisation ou le recours à un assistant virtuel.

 

Externalisation de la gestion d’agenda : définition

L’externalisation est un concept qui consiste à confier à un prestataire externe la réalisation de travaux ou de tâches spécifiques. Les travaux externalisés sont souvent chronophages et à faible valeur ajoutée.

Pour ce qui est de l’outsourcing de la gestion d’agenda, le principe est simple. Un assistant à distance gère l’agenda de son « client ». Comme un assistant de gestion ou de direction, l’assistant contrôle aide dans la prise des rendez-vous, mais aussi dans leur gestion en cas d’annulation ou de report. La gestion d’agenda s’accompagne également d’émission/réception d’appels.

A lire aussi > Le chat : outil indispensable dans la relation client

Pourquoi l’outsourcing de la gestion d’agenda et de rendez-vous ?

Ne pas faire gaspiller son temps au client ! C’est le premier objectif de l’externalisation de la gestion d’agenda et de rendez-vous. En effet, entre la gestion de son activité et les démarches commerciales, administratives… le chef d’entreprise gère plusieurs choses à la fois. Et l’on sait que la réception d’appels, les prises de rendez-vous… sont aussi chronophages. D’où la nécessité d’avoir un assistant à distance.

Oui, à distance puisqu’avec les nouvelles technologies, il est possible d’avoir un collaborateur à distance qui est à la fois professionnel, compétent et dévoué. Le recours à un assistant virtuel est la solution toute trouvée pour faire des économies. Si en France, un assistant de gestion peut toucher environ 1900€ bruts par mois, alors qu’en offshore, il est possible de diviser cette somme par 3. De réelles économies en perspectives donc.

outsourcing gestion agenda
Les chefs d’entreprise peuvent avoir un assistant à distance pour gérer leur agenda et rendez-vous.

Comment externaliser la gestion d’agenda et de rendez-vous ?

Même si pour un chef d’entreprise la gestion d’agenda ou de rendez-vous est une tâche chronophage, elle nécessite toutefois une certaine compétence.

Avant d’externaliser, il faut ainsi trouver le bon prestataire. Une simple recherche sur Google permet de trouver des entreprises qui proposent des assistants virtuels. Elles mettent en avant plusieurs packs qui répondent aux besoins spécifiques de chaque client. Les prix pratiqués sont aussi différents, selon le pays d’implantation : Madagascar, Maroc, Tunisie… 

Notre conseil : ne pas se leurrer avec les prix affichés. Il faut vérifier l’expérience… et mieux les références.

A lire aussi > Comment mieux gérer sa relation client sur Facebook ?

Les autres missions d’un assistant à distance

Les missions d’un assistant à distance peuvent être diverses. Outre la gestion d’agenda et de rendez-vous, il peut aussi aider les chefs d’entreprise dans d’autres tâches comme les traitements d’e-mails, les relances et recouvrements, la rédaction de contenu… Bref, un assistant à distance peut prendre en main tous les travaux qui peuvent aider les chefs d’entreprise à se concentrer sur son cœur de métier.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *