Zoom sur l'externalisation secrétariat

Externalisation de son secrétariat : ce qu’il faut noter3 min read

Votre activité connait une forte croissance et vous vous trouvez débordé(e). Vous avez un effectif limité et vos ressources ne peuvent pas absorber les charges de travail, surtout au niveau des tâches administratives et/ou à faible valeur ajoutée. La solution est par exemple l’outsourcing de votre secrétariat. Ces tâches peuvent concerner le recrutement, la gestion des ressources humaines, la comptabilité, la paie, le traitement de vos courriers, gestion d’appels… Zoom sur ce métier de plus en plus externalisé.

Externalisation de son secrétariat ce qu'il faut noter
Le secrétariat externalisé ou télésecrétariat est le service de secrétariat réalisé en nearshore ou en offshore.

Qu’est-ce que le secrétariat externalisé ?

Le secrétariat externalisé ou télésecrétariat est le service de secrétariat réalisé en nearshore ou en offshore. Plus précisément, une entreprise ou un auto entrepreneur confie à une société spécialisée externalisée les tâches de secrétariat.

Voici une liste non exhaustive des missions qui peuvent être traitées en externe :

  • Gestion des courriers (e-mails) entrants et sortants.
  • Traitement des appels entrants et sortants.
  • Gestion des rendez-vous.
  • Traitements et suivis des factures, relances, devis, etc.
  • CRM (gestion des impayés, relance, prospection, etc.).
  • Gestion de base de données.
  • Gestion des ressources humaines (recrutement, intégration, paie, congé, etc.).
  • Animation de communauté sur les réseaux sociaux.

Ces missions peuvent être assurées par une ou plusieurs personnes selon le volume de travail avec des outils dédiés ou standards.

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Les avantages de l’externalisation de son secrétariat

L’externalisation offshore a ses avantages. Une société qui choisit l’outsourcing peut se concentrer sur son cœur de métier. Face à des surcharges de travail, elle est épargnée des longues phases de la mise en place de ressources et de moyens supplémentaires pour absorber le surplus d’activité. Une entreprise d’externalisation dispose déjà des moyens et ressources nécessaires pour assurer « aux pieds levés » les missions à traiter en outsourcing.

Si l’externalisation se fait en offshore, dans des pays « low cost » comme les Iles dans l’Océan indien, le Viet Nam ou l’Inde, une économie considérable sur les charges est aussi assurée.

outsourcing de son secrétariat ce qu'il faut noter
Une société qui choisit l’outsourcing peut se concentrer sur son cœur de métier.

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Que doit garantir le prestataire ?

En tapant sur les moteurs de recherche, vous aurez une multitude de prestataires. Voici quelques conditions pour choisir la société avec qui vous allez externaliser votre secrétariat.

  • Des offres sur mesure : vous devez bénéficier d’un service sur-mesure. Les prestations doivent être adaptées à votre besoin.
  • Un partenaire. Vous devez bénéficier d’un partenaire et non d’un simple prestataire. L’entreprise avec qui vous collaborez doit être en mesure de vous alléger en vous permettant de vous concentrer sur ce que vous savez faire de mieux. Elle doit s’adapter à votre « univers ».
  • Forte disponibilité. Les services de secrétariat doivent être rapides et disponibles selon vos besoins, même 24h/24 et 7jours/7. Une condition inéluctable pour faire face aux urgences.
  • Rationalisation des coûts. Le prestataire doit vous proposer des tarifs justes, à la hauteur des charges confiées. Avec l’externalisation offshore, une économie de 30 à 50% est envisageable.
  • Les garanties de services. Les prestations proposées doivent respecter votre cahier des charges (nombre de positions, prix, délais de traitement par tâches, horaire de travail, cas des pannes, outils de travail utilisés, etc.).

Pour externaliser votre secrétariat, vous avez à présent quelques éléments pour faire le bon choix.

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